Wo liegen meine Daten?
Auf deinem Rechner. Briefkopf, Kundenliste, Nummernkreis und Logo liegen im Speicher deines Browsers, das PDF entsteht ebenfalls dort. Es gibt keinen Server, der deine Belege sieht, und keinen Upload — auch nicht, wenn du ein fremdes PDF oder ein Foto davon einliest. Weil das an einen Browser gebunden ist, gibt es einen sichtbaren Export als Datei: beim Rechnerwechsel nimmst du ihn mit.
Muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen musst du sie seit Januar 2025, egal wie klein der Betrieb ist. Ausstellen musst du sie im B2B je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028. Papierform schreibt jede Rechnung schon heute als E-Rechnung, ohne dass du etwas umstellst — du bist damit vorbereitet, bevor die Pflicht dich betrifft.
Woran erkenne ich, dass das PDF eine E-Rechnung ist?
Du siehst es nicht am Aussehen, und das ist Absicht — für dich und deinen Kunden ist es ein ganz normaler Beleg zum Ausdrucken. Der Unterschied steckt im Anhang: öffne das PDF in einem Reader und sieh dir die Dateianhänge an, dort liegt eine factur-x.xml. Das ist die Rechnung noch einmal als Datensatz nach EN 16931, den die Buchhaltungssoftware deines Kunden einlesen kann. Angebote bekommen kein XML — ein Angebot ist keine Rechnung.
Kann ich ein bestehendes Angebot übernehmen?
Ja. Zieh das PDF eines Angebots oder eines Werkvertrags in den Editor: Papierform liest die Zeilen aus, rät Positionen, Mengen und Preise anhand der Einheiten und einer Rechenprobe und legt dir das Ergebnis zur Auswahl vor. Übernommen wird nur, was du anhakst — vor allem beim Auftraggeber, denn welche der Anschriften auf einem fremden Beleg dein Kunde ist, steht in keinem Dokument. Gelesen wird im Browser, die Datei geht nirgendwohin.
Wann muss ich § 13b anhaken?
Wenn dein Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt — also der Generalunternehmer, der Bauträger, der Kollege, für den du im Nachunternehmen arbeitest. Dann schuldet er die Umsatzsteuer, du weist keine aus, und der vorgeschriebene Hinweis muss auf die Rechnung. Für Privatkunden und für Auftraggeber außerhalb des Baugewerbes gilt das nicht; Papierform sperrt den Schalter dort. Ob dein Auftraggeber darunterfällt, kann dir nur er selbst oder deine Steuerberatung sagen — das Werkzeug rät nicht.
Wie rechnet Papierform die Schlussrechnung?
Es zieht die bereits berechneten Abschläge mit Nettobetrag und Steuerbetrag getrennt ab — nicht die Bruttosummen. Der Unterschied ist keine Formsache: wer brutto abzieht, weist auf der Schlussrechnung zu viel Umsatzsteuer aus und schuldet sie nach § 14c UStG, obwohl der Zahlbetrag unten stimmt. Die Abschläge holst du dir aus deinen gespeicherten Belegen, samt dem Steuersatz von damals. Ein Sicherheitseinbehalt lässt sich in Prozent der Bruttoabrechnungssumme abziehen.
Warum ist die Rechnungsnummer so wichtig?
Weil sie fortlaufend sein muss und Lücken erklärungsbedürftig sind. Papierform führt je Belegart einen eigenen Kreis und beginnt im neuen Jahr wieder bei eins. Die Nummer wird erst beim Sichern vergeben — wer ein Formular aufmacht und wieder zugeht, reißt kein Loch in den Nummernkreis. Du musst dafür nichts tun und nirgends nachsehen.
Ist das eine Handwerkersoftware?
Nein, und das ist Absicht. Kein Aufmaß-Modul, keine Zeiterfassung, keine Materialwirtschaft, kein DATEV-Export, kein Onboarding-Gespräch. Papierform schreibt Rechnungen und Angebote für den Bau — den Rest macht dein Steuerberater ohnehin besser, und ein Bautagebuch führst du nicht im Browser.